HubSpotの無料プランでも、コンタクト・会社・取引・チケットなどのレコードをエクスポートできます。現在のプロパティ値と関連付けがダウンロードされるため、HubSpot外での分析や、他システムへの移行、バックアップに使えます。

手順は、CRM＞コンタクト（または会社・取引）の一覧でレコードを選択し、エクスポートを実行します。エクスポートする情報（既定プロパティと履歴／カスタムプロパティと履歴／アクティビティー／関連付け）を選べます。

ファイル形式は.csv／.xlsx（.xls）です。レコード一覧からの「ビューをエクスポート」でも、選択したレコードのエクスポートでも取り出せます。

エクスポートは即時ダウンロードではなく、準備ができ次第、ダウンロードリンクがメールで届く方式です。実機でも、実行後に「準備中。準備ができるとファイルへのリンクがメールで届く」と案内されました。

• ダウンロードリンクはメールで届き、30日後に期限切れになります。早めにダウンロードしましょう。
• 過去のエクスポートはエクスポートログに表示され、3年経過後に自動削除されます。
• エクスポートにはエクスポート権限が必要です（コンタクトデータの個別エクスポートはスーパー管理者またはCRMエクスポート権限）。

エクスポートで取り出せる範囲と、その限界を正しく理解しておきましょう。「データは持ち出せる」ことと「丸ごと元通りに復元できる」ことは別です。

• 取り出せる：レコードのプロパティ値、履歴、アクティビティー、関連付け（既定では関連付け列あたり最大1,000件のレコードID＋名）。
• 注意：標準エクスポートは基本的に「レコードとプロパティ」が中心で、別システムへ移したときにオブジェクト同士の関連付けがそのまま復元されるわけではありません。完全な移行・復元には手作業（重複排除や突き合わせ）が必要になることがあります。
• 全コンタクトをエクスポートすると配信解除も含まれます（除外するにはフィルタを追加）。
• レコードID（Contact ID）を含めてエクスポートしておくと、再インポート時に既存データを更新でき、入口と出口を往復できます。

つまり「自分のデータを持ち出す」目的には十分ですが、「別CRMへ完全移行する」場合は、関連付けの再構築という追加作業を見込んでおくと安全です。

無料・有料を問わず、CRMを乗り換える・やめる前には、データの出口を確保しておくことが大切です。HubSpotを離れる前に確認したい点をまとめます。

• 必要なオブジェクト（コンタクト・会社・取引・チケット等）をそれぞれエクスポートしたか。
• 「プロパティーをすべて選択」で、必要な項目を漏れなく含めたか。
• ダウンロードリンクのメールを受け取り、30日以内に保存したか。
• 関連付け（会社と取引の紐づけ等）の再構築方法を想定したか。
• アカウントを無効化すると、フォームなどの有料機能が使えなくなる影響を確認したか（埋め込み済みフォームの置き換え等）。

HubSpotの無料プランでも、手持ちの顧客リストをCSVやExcelで取り込めます。場所は、設定（歯車）＞データ管理＞データ連携＞「データをインポート」です。インポートには2つの入口があり、用途で選びます。

• クイックインポート（コンタクトのみ）：連絡先だけを手早く追加・更新したいときに。アップロードのほか、スプレッドシートからのコピー＆ペーストも可能。
• 詳細インポート（全てのオブジェクト）：会社・取引などを含む本格的な移行や、レコード同士の関連付けが必要なときに。

まずは「コンタクトだけ」ならクイック、「移行レベル」なら詳細、と覚えておけば迷いません。

無料でも、インポートの上限はかなり大きく設定されています。確認時点の公式の値は次のとおりです。

• 1ファイルの最大サイズ：20MB。
• 1日にできるインポート：最大50件。
• 1日にインポートできる行数：最大500,000行（50万行超のファイルは完了まで数日かかる場合あり）。
• 同時に開始できるインポート：最大3つ（うち最大2件は10,000行を超えてよい）。4件以上はキューに入る。

小規模の顧客リスト（数百〜数万件）であれば、無料の上限で十分まかなえます。巨大なファイルは分割すると安定します。

インポートで最初に理解したいのが「マッピング」です。ファイルの各列（ヘッダー）を、HubSpot側の項目（プロパティ）に対応づける作業で、ここを正しく行うとデータがきれいに収まります。

• ヘッダーに対応する既定プロパティが無い場合は、その場で新規プロパティを作成するか、事前にカスタムプロパティを用意しておきます。
• 不要な列は「列をインポートしない」を選べます。
• 固有ID（コンタクトはEメール）で、新規追加か既存更新かが判断されます。

取り込みでつまずかないための準備と注意点をまとめます。ここを押さえれば、エラーをほぼ防げます。

• ファイル形式は .csv / .xlsx / .xls のみ。.txt やPDFは不可。
• 1行目にヘッダー行（列名）を入れる。列の順序は自由。
• 日本語など外国語を含む場合は UTF-8 で保存する（文字化け防止）。
• 取り込みたい項目に合うプロパティを事前に用意（無ければカスタムプロパティを作成）。
• 既存データを更新したいときは、ファイルにレコードID（Contact ID）を含める。含めないと新規登録になる。
• コンタクトの重複はEメールアドレスで判定される。選択肢プロパティで既存の選択肢と一致しない値はエラーになりやすい。

公式のサンプルスプレッドシートを土台にすると、必須項目やヘッダーの付け方が分かりやすく、失敗が減ります。

HubSpotの「プロパティ」は、レコードに情報を保存するための項目（フィールド）です。あらかじめ多数の既定プロパティが用意されていますが、自社用の項目が必要なら、無料でもカスタムプロパティを追加できます。場所は、設定（歯車）＞データ管理＞プロパティです。

まずは既定プロパティで足りるかを確認し、足りない情報だけをカスタムプロパティで足す、という順番が無駄を防ぎます。

無料で最初に意識したいのが、カスタムプロパティの作成数の上限です。HubSpotの公式は「作成できるカスタムプロパティの数はサブスクリプションによって異なる」とし、具体的な数値は製品・サービスカタログを案内しています。複数の解説では、無料は各オブジェクトあたり10件程度、有料（Starter以上）は1,000件程度が目安とされますが、正確な値は時期・契約で変わるため、本記事では断定しません。

• 無料：作成数の上限が小さい（各オブジェクトあたり少数。目安として10件前後とされる）。
• 有料（Starter / Professional / Enterprise）：上限が大きい（オブジェクトごとに最大1,000件程度とされる）。
• 重要：有料から無料へ下げた場合、既存のカスタムプロパティは表示・編集できますが、すでに上限を超えていると新規作成はできません。

正確な上限と「あといくつ作れるか」は、自分のアカウントのプロパティ作成画面で確認するのが確実です。項目を多用する運用なら、上限到達のタイミングを早めに把握しておきましょう。

カスタムプロパティを作るとき、保存する情報に応じて「フィールドタイプ（型）」を選びます。単行テキスト・複数行テキスト・日付・電話番号・ファイルなどの基本的な型は無料で使えますが、計算・ロールアップ・プロパティー同期といった高度な型は有料（Professional以上）です。

「複数の項目から自動で数値を計算したい（計算）」「関連レコードの値を集約したい（ロールアップ）」といった使い方が必要なら、有料プランが検討対象です。単純な入力項目（テキスト・選択肢・日付など）であれば無料で十分です。

カスタムプロパティは後からの作り直しが効きにくいため、最初の設計が重要です。確認時点での注意点は次のとおりです。

• 表示名（ラベル）は後から変更できますが、内部名（API・ワークフローが参照する名前）は変更できません。命名は最初に統一しておくと安全です。
• 既存と同じラベル・同じ内部IDのプロパティは作成できません（重複時は注意メッセージが出ます）。
• フォームやワークフローなどで使用中（使用箇所が0でない）のプロパティは削除できません。削除するには、まず使用箇所を0にする必要があります。
• 計算・スコア・日付などの型は、後から別の型へ変更できない場合があります。

「とりあえず作る」を繰り返すと、似た項目が増えて管理が煩雑になります。命名規則を決め、既定プロパティで代替できないかを先に確認するのがおすすめです。

HubSpotの自動化には「シンプルワークフロー（旧：フォームの自動化）」と「ワークフロー（従来型）」の2種類があります。無料で使えるのは前者で、フォーム送信をきっかけに、フォローアップEメールを自動で1通送る、といった軽い自動化に向いています。

つまり「問い合わせが来たらサンクスメールを返す」「担当者に通知メールを送る」といった一手は、無料でも自動化できます。

無料のシンプルワークフローには明確な上限があります。確認時点での公式の整理は次のとおりです（区分・数値はプランや時期で変わるため、最新は公式でご確認ください）。

• 無料ツール：フォームごとに1つのシンプルワークフロー。アクションは1つまで（送信後にメールを1通、など）。
• Starter / Professional / Enterprise（Marketing Hub非含）：フォームごと1つ・アクションは3つまで。
• Marketing Hub Starter：1つ・最大10アクション。
• Marketing Hub Professional / Enterprise：必要な数のアクション、各フォームに複数のシンプルワークフロー。

上のスクリーンショットで「＋」に鍵マークが付いていたのは、この「無料はアクション1つまで」という制限の表れです。複数の処理（メール送信＋プロパティ更新＋通知…）を1本につなげたい場合は、上位プランが必要になります。

条件分岐（if/then）、複数アクション、遅延、外部ツール連携、複数ステップのナーチャリングといった本格的な自動化は「従来型ワークフロー」で行います。これは無料・Starterでは使えず、Professional以上のプランが必要です。

「回答内容によって送るメールを変えたい」「数日後にフォローを自動送信したい」「条件に合う人だけ営業に通知したい」といった作り込みが必要なら、Professional以上が検討対象になります。

無料のシンプルワークフローは、フォームの編集画面から作成します。手順と注意点は次のとおりです。

• ［マーケティング］＞［フォーム］→対象フォームを編集→左パネルの自動化（ワークフロー）アイコン→「＋新しいシンプルワークフローを追加」→「コンタクトがフォームを送信した」を選び作成。
• 作成・編集には「ワークフローの編集」権限が必要です。権限がないと操作できません。
• Marketing Hubでマーケティングコンタクトを含む契約の場合、ワークフローから送るメールを受信させるには、対象を「マーケティングコンタクト」に設定する必要があります（この設定が課金につながる点は別記事で解説）。

送信後アクション（サンキュー画面・リダイレクト）の扱いはフォーム側の設定にもよります。フォーム自体の無料範囲については関連記事をご覧ください。

HubSpotの無料プランでも、フォームの作成画面に入り、項目を追加し、送信後に表示する画面まで設定できます。作成したフォームは、HubSpot内のページに追加するほか、埋め込みコードで自社サイトに設置したり、共有リンクで独立したページとして公開したりできます。

入力フォームと、送信後に見せる「サンキュー画面」をセットで作れるため、無料でも問い合わせ・資料請求の受け付け導線を一通り組めます。

HubSpotのフォームは、設置の仕方でいくつかのタイプに分かれます。用途に応じて選べます。

• 埋め込みフォーム：自社サイトのHTMLに埋め込むタイプ。固定表示のほか、ポップアップ・ドロップダウンバナー・スライドインなどの表示方法があります。
• スタンドアロンフォーム：HubSpot側で独立したページとして用意し、共有リンクで案内するタイプ。
• 収集フォーム／GDPRオプションなども利用できます。

自社サイト（WordPress等）に置く場合は埋め込みコードを使います。埋め込みコードにはHubSpotのトラッキングが含まれる点も覚えておくとよいでしょう。

無料で使ううえで最初に知っておきたいのが、フォームにHubSpotのブランド表示（「構築にはHubSpotが使われています」等）が付く点です。これを消すには、有料プランへのアップグレードが必要です。

つまり、無料のままでも問い合わせ受付としては機能しますが、自社ブランドだけで見せたい場合（HubSpot表示を消したい場合）は有料が前提になります。

フォームの基本作成は無料でできますが、入力体験を高度化する機能は上位プランの領域です。確認時点での目安は次のとおりです（プランの区分は時期により変わるため、最新は公式でご確認ください）。

• 無料：フォーム作成・埋め込み・共有、送信後のサンキュー/リダイレクト（適用条件は後述）。ただしHubSpotブランド表示が付く。
• Starter：HubSpotブランドの削除、マルチステップ（複数ステップ）、カスタムスタイルなど。
• Professional：条件付きロジック（回答に応じた分岐）、スマートフィールド、カスタムEメール検証、AIスパム検出など。

「回答によって表示する質問を変えたい」「複数ステップに分けたい」といった高度な作り込みが必要なら、有料プランの検討対象になります。逆に、単純な問い合わせ・資料請求フォームなら無料で十分です。

フォーム送信後に表示する内容（サンキューメッセージ、別ページへのリダイレクト）は設定できますが、適用される場所に条件があります。

• 送信後アクション（サンキュー/リダイレクト）が設定できるのは、HubSpot以外のページに埋め込んだフォーム、またはスタンドアロン共有のフォームです。
• HubSpotページに追加したフォームでは、これらのアクションは設定・変更されません（HubSpotページ側の挙動に従います）。

自社サイトに埋め込む使い方なら、送信後のサンキュー表示やリダイレクトを無料でも設定できます。設置方法によって挙動が変わる点に注意してください。