Zoho CRMからデータを取り出す方法は、大きく2つに分かれます。この違いを押さえることが、無料プランで「どこまで持ち出せるか」を理解する近道です。

• タブ／レポートごとのエクスポート：見込み客・連絡先などのタブ単位、またはレポート単位でCSVなどに書き出す方法。日常的な持ち出しはこちら。
• すべてのデータの一括エクスポート（バックアップ）：アカウント内の全データをまとめて取得する「バックアップ」機能。後述のとおり有料（都度購入）です。

もっとも基本的な持ち出しが、タブごとのエクスポートです。設定（Setup）→ データ管理 → エクスポート から、対象のタブを選んでCSV形式で書き出せます（エクスポート権限を持つユーザーが操作できます）。

エクスポートした履歴は画面上で確認でき、誰が・いつ・どのタブを・何件・どのステータスで出したかが残ります。持ち出しの記録が追える点は、移行や監査の面でも安心材料です。

エクスポートには「1回あたりの件数上限」があります。ここは表記が分かれるため、当サイトでは断定せず両方を示します。

このように、実機（日本データセンター）の表示と、公式ヘルプ（米国版ページの翻訳）で数値が食い違うことがあります。公式の機能一覧にも「米国データセンター版の翻訳であり、2022年2月以降に登録した環境は日本データセンターが適用され表記差異が生じる可能性がある」旨の注記があります。正確な上限は、必ず自分の環境のエクスポート画面の表示で確認してください。

いずれにしても、1回の上限を超えるデータは、タブごと・条件ごとに分割してエクスポートする必要があります。

「アカウント内の全データをまとめて取得したい」場合は、タブごとのエクスポートではなく「データのバックアップ」機能を使います。ただし、確認した実機環境では、これは購入が必要な有料機能でした。

公式ヘルプでは、有料プラン（アルティメット以外）には無料のバックアップ回数が2回、アルティメットには4回用意され、使い切ると購入を促す案内が出ると説明されています。無料プランでの無料回数や可否はプラン/環境で変わり得るため、自分の環境の表示で確認してください。要点は「ワンクリックの全データ一括は無料で当然に使えるわけではなく、有料バックアップに寄っている」という点です。

• 持ち出すタブを洗い出す（見込み客・連絡先・取引先・商談・活動履歴・メモ・添付など）。
• タブごとにCSVでエクスポートし、手元（自社のストレージ等）に保存する。
• 1回の件数上限を超える場合は、検索条件やタブで分割して出す。
• 全データ一括が必要なら、有料バックアップの費用・回数を事前に確認する。
• 解約日ぎりぎりではなく、余裕をもって早めにエクスポートを済ませる。